Tự động hóa bảng lương gần đây đã trở thành một từ khóa thông dụng. Các giải pháp tính lương tự động đã được các công ty trên toàn thế giới áp dụng. Đặc biệt, tính năng tự động hóa tính lương thông minh đã hỗ trợ rất nhiều cho bộ phận nhân sự.
Bạn
có biết rằng 67% các tập đoàn vừa và lớn có bảng lương tự động? Khoảng một nửa
trong số họ tận dụng các ứng dụng tại chỗ để quản lý bảng lương, trong khi nửa
còn lại triển khai các giải pháp dựa trên đám mây.
Bài
viết này sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời thấu đáo cho ba câu hỏi hàng đầu liên
quan đến tự động hóa bảng lương:
- Tự
động hóa bảng lương nghĩa là gì?
- Tại
sao tự động hóa bảng lương đáng để đầu tư?
- Làm
cách nào để tìm phần mềm tự động tính lương tốt nhất cho một doanh nghiệp đang
mở rộng?
Hãy
từ bỏ thói quen chấm công và tính lương thủ công Hãy từ bỏ thói quen chấm công
và tính lương thủ công
Tự động hóa tiền lương:
Tại sao doanh nghiệp cần nó?
Định
nghĩa tự động hóa bảng lương
Tự
động hóa bảng lương là một tập hợp các phương pháp và thực tiễn để hợp lý hóa bảng
lương thông qua các phương pháp và công nghệ tự động hóa cũng như các
giải pháp tự động hóa quy trình.
Nguyên
tắc cơ bản của nó là đơn giản hóa quy trình tính lương bằng cách giao các nhiệm
vụ và hoạt động thủ công cho các hệ thống tự động hóa kỹ thuật số. Khi phần mềm
tự động hóa các thủ tục liên quan đến tiền lương, nó sẽ xử lý mọi thứ: chấm
công, ứng dụng hành chính, tính lương và phúc lợi, xử lý thanh toán, khấu trừ
thuế, v.v.
Làm
thế nào doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ nó? Tìm câu trả lời trong các
đoạn tiếp theo.
Ưu điểm
của giải pháp tự động tính lương
Sẽ
rất có lợi khi kết hợp giải pháp tự động hóa bảng lương vào quản lý quy trình
làm việc của bạn. Nó có thể hỗ trợ bạn những điều sau:
Tiết
kiệm chi phí
Điều
gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi nói với bạn rằng bạn có thể cắt giảm 80% chi phí xử
lý bảng lương? Chưa kể rằng các lỗi thủ công trong tính toán có thể quá đắt. Ví
dụ: Hãy nghĩ đến khoản tiền phạt mà bạn phải nộp cho cơ quan thuế, bảo hiểm xã
hội mà doanh nghiệp của bạn phải trả vì sai sót trong bảng lương.
Loại bỏ
sự can thiệp và sai lầm của con người
Chấm
công, tính lương và phân chia phúc lợi luôn là công việc khó khăn. Một thống kê
cho thấy 33% nhà tuyển dụng thường xuyên mắc lỗi trong bảng lương. Những sai lầm
phổ biến nhất trong kế toán tiền lương là:
- Phân
loại sai nhân viên
- Nhầm
lẫn giữa thu nhập chịu thuế và không chịu thuế
- Thuế
bị khấu trừ sai từ tiền lương
- Tính
sai giờ làm của nhân viên
- Vắng
mặt/làm thêm giờ mà không theo dõi, v.v.
Những
lỗi này không chỉ khiến các chủ doanh nghiệp phải trả một khoản tiền lớn và các
hình phạt dân sự mà còn dẫn đến việc mất nhân tài. 49% công nhân cân nhắc rời
khỏi công ty sau hai lần bị tính toán sai.
Quản lý nhân sự bằng phần
mềm mang lại nhiều lợi ích
Tiết kiệm thời gian
Tùy
thuộc vào số lượng nhân viên, các tổ chức hoạt động kém hiệu quả có thể mất tới
mười ngày để xử lý hậu quả của sai sót trong bảng lương và sửa chữa hoàn toàn.
Những cái tốt hơn cần hai đến bốn ngày để làm điều này.
Bạn
có quá nhiều thời gian để lãng phí? Trên thực tế, hợp lý hóa các nhiệm vụ tài
chính có thể tiết kiệm cho các nhà quản lý 20% thời gian, dựa trên nghiên cứu
uy tín của McKinsey.
Tăng
cường bảo mật dữ liệu
Sử
dụng bảng tính có thể dễ dàng dẫn đến vi phạm an ninh. 86% vi phạm dữ liệu có động
cơ tài chính, với thông tin đăng nhập cá nhân và chi tiết thanh toán được nhắm
mục tiêu thường xuyên nhất.
Các
công cụ tự động để tính lương có thể tự hào về các phương pháp mã hóa thông tin
đáng tin cậy và bảo vệ nâng cao. Họ bảo mật quyền truy cập bằng mật khẩu hoặc
thậm chí cung cấp xác thực đa yếu tố
Có
được khả năng thích ứng và khả năng phục hồi trước những thách thức tài chính
Công
ty của bạn thậm chí có thể trở nên linh hoạt hơn và kiên cường hơn trước mọi
tình huống tài chính và rủi ro với các phân tích dự đoán. Điều này có thể thực
hiện được nhờ phần mềm tự động quản lý thanh toán cho nhân viên. Phân tích dự
đoán là rất quan trọng để quản lý nhân sự chiến lược. Nó cho phép lập kế hoạch
ngân sách hiệu quả hơn và phân phối tiền hoàn toàn tuân thủ các nhiệm vụ tài
chính và kế toán của bạn.
Đây
chỉ là một vài trong số những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được với tự động hóa
bảng lương. Như bạn có thể thấy, rất đáng để sử dụng một công cụ chuyên dụng để
tự động theo dõi giờ làm của nhân viên, tính toán tiền lương và phúc lợi, khấu
trừ thuế, phân tích, báo cáo, v.v.
Cách chọn phần mềm tính
lương tự động phù hợp
Dưới
đây là danh sách các mẹo phải tuân theo sẽ giúp bạn quyết định công cụ tự động
hóa bảng lương phù hợp nhất, dựa trên yêu cầu kinh doanh của bạn.
1. Xác
định nhu cầu tiền lương của bạn và quyết định ngân sách
Để
bắt đầu, hãy tự đặt câu hỏi để tìm hiểu về doanh nghiệp của mình. Câu trả lời
cho những câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn vạch ra những nhu cầu cấp thiết của mình
và chỉ định những yêu cầu bạn có:
- Có
bao nhiêu nhân viên trong công ty của bạn?
- Doanh
nghiệp của bạn đang phát triển nhanh như thế nào?
- Bạn
có nhân viên bán thời gian hoặc thời vụ không?
- Bạn
có muốn đồng bộ bảng lương với các quy trình công việc khác không?
- Bạn
sẽ sử dụng bất kỳ ứng dụng tùy chỉnh nào và tích hợp chúng vào phần mềm?
- Bạn
sẽ chỉ có một quản trị viên hệ thống tính lương?
- Bạn
sẵn sàng đầu tư bao nhiêu vào tự động hóa bảng lương?
- Bạn
muốn một phần mềm tính lương linh hoạt như excel?
Đánh
giá phần mềm tính lương, tham khảo câu trả lời của bạn và đưa ra quyết định có
lợi cho phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
2.
Đánh giá các tính năng của phần mềm tính lương tự động
Phần
mềm tính lương cho phép bạn quản lý nhân viên của mình đến mức nào?
Hãy
chú ý đến chức năng của ứng dụng và một số tính năng cần thiết:
- Theo
dõi thời gian và tham dự của nhân viên
- Tính
khấu trừ thuế
- Phân
tích thời gian thực để tổng hợp số liệu thống kê
- Tạo
báo cáo
- Thông
báo tức thời về quá trình xử lý hồ sơ, yêu cầu nhân sự
- Nhắc
nhở về thời gian nhận lương, đối chiếu lương, v.v.
3. Xem
xét các công cụ tính lương cung cấp khả năng tự động hóa quy trình bằng rô-bốt
(RPA)
RPA
là một tập hợp con của siêu tự động hóa, vì vậy nó dường như là một trong những
xu hướng chuyển đổi kỹ thuật số hàng đầu.
Bảng
lương rơi vào một trong các trường hợp có thể sử dụng RPA. Tự động hóa quy
trình bằng robot trong tính lương đảm bảo độ chính xác cao, tăng cường bảo mật,
tăng năng suất, giải pháp nhanh chóng, v.v.
4. Yêu
cầu bản demo và bắt đầu dùng thử miễn phí
Bạn
sẽ muốn xem mọi thứ hoạt động như thế nào khi công cụ được lựa chọn tự động hóa
quy trình tính lương của bạn, phải không?
Kiểm
tra phiên bản demo của sản phẩm để có giải thích trực quan toàn diện. Ngoài ra,
hãy đăng ký dùng thử miễn phí để kiểm tra. Nó có thể quản lý các quy trình
nhanh như thế nào? Bạn sẽ không bao giờ biết nếu bạn không thử.
Hiện nay, một số phần mềm tính lương cho phép bạn dùng thử 15 ngày. Do đó, đừng bỏ qua những công cụ miễn phí này để tìm hiểu xem phần mềm đáp ứng tốt nhu cầu chấm công và tính lương tại công ty của bạn đến đâu.
Phần mềm chấm công tính
lương tự động Dogoo HRM
Tự động hóa bảng lương
và quản lý nhân sự liền mạch?
Tương
lai là đây. Nhu cầu chuyển đổi doanh nghiệp để theo kịp thị trường khiến các
doanh nhân phải suy nghĩ lại về phương pháp của họ và tuân thủ tự động hóa. Một
trong những quy tắc vàng của tự động hóa quy trình kinh doanh là biết nhiệm vụ
và quy trình nào được tự động hóa tốt nhất.
Tự
động hóa tiền lương là một trong số đó. Nó đã đạt được tính thời sự không phải
không có lý do chính đáng. Các công ty đang phát triển nên ưu tiên cho các giải
pháp trả lương tự động do những lợi ích có giá trị của chúng đã nêu ở trên.
